Info om behandling av personuppgifter

INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Bostadsrättsföreningen BRF Poängen 1 behandlar personuppgifter om dig när du söker medlemskap i föreningen och under tiden som du är medlem. Även efter din tid i föreningen kommer dina personuppgifter att finnas kvar i våra register. Det är ett lagkrav i exempelvis bostadsrättslagen och bokföringslagen. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, personnummer, kontaktuppgifter och lägenhetsnummer. Din integritet är viktig för oss och vi har rutiner för hur information om dig ska hanteras och skyddas.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Bostadsrättsföreningen BRF Poängen 1 769619-9285 är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som vi själva utför eller som vi anlitar någon annan att utföra. Det kan exempelvis innefatta teknisk- och ekonomisk förvaltning. Sådana utlämnanden förekommer regelbundet. Om du vill veta mer om vår behandling av personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen kan du kontakta styrelsen på följande sätt:

E-post: brfpoangen1@gmail.com

NÄR DU SÖKER MEDLEMSKAP

När du söker medlemskap i föreningen behöver vi kontrollera att du kan betala avgiften till föreningen. Föreningen behöver därför göra en personupplysning. Informationen i personupplysningen sparas fram till att styrelsen sammanträder för att besluta om medlemskapet ska beviljas eller inte.

NÄR DU ÄR MEDLEM I FÖRENINGEN

Under tiden du är medlem i föreningen finns en skyldighet enligt bostadsrättslagen att föra medlemsförteckning och lägenhetsförteckning. Det är en rättslig förpliktelse.

Medlemsförteckningen ska innehålla uppgift om:

varje medlems namn och postadress,
tidpunkten för medlemmens inträde i föreningen
den bostadsrätt som medlemmen har.

Medlemsförteckningen innehåller även om samtycke så har medgivits:

din mailadress för att kunna skicka avier på avgift/hyror, sprida information etc
ditt telefonnummer
dina kompetenser såsom yrke etc för bl a valberedningens arbete samt om specifika kompetenser behövs inom ramen för bostadsrättsförenings arbete

Medlemsförteckningen ska hållas tillgänglig för den som vill ta del av den. Det innebär inte att föreningen måste lämna ifrån sig den eller skapa kopior för ett utlämnande.

Lägenhetsförteckningen ska innehålla uppgift om:

lägenhetsbeteckning, belägenhet, rumsantal och övriga utrymmen,
dagen för Bolagsverkets registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen,
bostadsrättshavarens namn, och
insatsen för bostadsrätten.

Även pantsättningar noteras i lägenhetsförteckningen.

Det är enbart medlemmar som har rätt till utdrag ur lägenhetsförteckningen avseende den egna bostadsrätten.

Föreningen kan komma att notera information om dig även i andra sammanhang. Närvaro på styrelsemöten och årsstämma noteras för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. Om det inkommer klagomål, störningsanmälningar, felanmälningar, synpunkter, motioner eller liknande kommer föreningen också att behöva registrera personuppgifter. Denna hantering av personuppgifter gör vi med stöd av ett berättigat intresse för att kunna hantera det praktiska arbetet med föreningens angelägenheter. Vi registrerar inte mer information än nödvändigt och skyddar den på lämpligt sätt.

SAMTYCKE

I vissa fall behöver föreningen ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter. Det gäller exempelvis om föreningen behöver behandla dina hälsouppgifter, publicera fotografier från någon föreningsaktivitet, notera kontaktuppgifter till dig utöver adress eller lämna ut dina personuppgifter för andras marknadsföring (erbjudanden från banker, försäkringsbolag, eldistributörer, hantverkare och så vidare). Samtycke är frivilligt och inhämtas på en särskild blankett. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

HUR LÄNGE BEVARAS DINA PERSONUPPGIFTER?

Medlemsförteckningen ska sparas så länge föreningen består och sju år därefter. Detsamma gäller lägenhetsförteckningen. Om medlem avflyttar ska det anges i medlemsförteckningen och personuppgifterna ska sparas i sju år innan de raderas. Protokoll från styrelsens sammanträden samt stämmoprotokoll bevaras så länge föreningen består. Bokföringslagen anger att bokföringsmaterial ska bevaras i sju år plus innevarande år. Det avser exempelvis betalningshistorik gällande avgifter.

När det gäller övrig dokumentation i exempelvis störningsärenden eller annan kommunikation mellan föreningen och medlemmarna, en leverantör eller kommunen och banken med flera avgör föreningen från fall till fall hur länge informationen behöver bevaras. När du har beviljats utträde ur föreningen och om det finns obetalda avgifter eller andra fordringar kan det finnas anledning för föreningen att behålla uppgifterna eftersom det annars kan påverka föreningens möjlighet tillvarata rättsliga anspråk. Om din bostadsrätt blivit förverkad kommer dokumentation i ärendet att finnas kvar i exempelvis styrelseprotokoll och i anmälningar till socialtjänsten. Det är för att föreningen ska kunna tillvarata rättsligt anspråk.

DINA RÄTTIGHETER

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som föreningen hanterar om dig och kan därför begära ett så kallat registerutdrag. Du har även rätt att kräva att felaktiga eller missvisande uppgifter om dig rättas och att användningen av dem begränsas. Du har i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade eller överförda till andra organisationer (så kallad dataportabilitet). Vill du åberopa en sådan rättighet ska du kontakta styrelsen. Du har också rätt att vända dig till Datainspektionen med klagomål på hur föreningen hanterar dina personuppgifter.